Registre obligatorii, raporturi ctb.

[neculail]

Va salut,
Stiti cumva daca "Raportul zilnic de gestiune" este de ajuns sa il listezi din calc.-program contabilitate, daca DA poate stiti si conf. carui temei legal sau se intocmeste obligatoriu de mana in acel registru.?
Va multumesc.

[floreaf]

Tot un temei legal as dori si eu pt.registrul de casa .Sunt inca persoane care zic ca il completeaza si manual.

[Doriana]

Directia generala legislatie contabila
Nr. 370.443/31.03.1999

Registrul de casa se poate edita cu ajutorul tehnicii de calcul, in conditiile in care completarea si listarea acestuia se face zilnic.

[floreaf]

Da insa cineva spunea ca garda cerea pe linga data reg.sa se imprime si data listarii.De parca la calculator nu pot sa pun data pe care o vreau!!!
Unde gasesc textul?

[apetrem]

Tot un temei legal as dori si eu pt.registrul de casa .Sunt inca persoane care zic ca il completeaza si manual.

Un principiu de drept spune ca "este permis tot ce nu este interzis". De ce trebuie sa cerem voie pentru orice? De ce ne lasam impresionati de militistii de la garda?. De ce nu-i intrebam de fiecare data despre temeiul legal?

Cand vorbim despre documente "justificative" si "contabile", temeiul legal este OMF.1850/2004, care nu numai ca nu interzice intocmirea acestora folosind tehnica de calcul ci instituie si conceptul "întocmire, editare şi arhivare electronica a registrelor, jurnalelor şi altor documente financiar-contabile" lit.H, pct. 46-49

[tomac]

Cand vorbim despre documente "justificative" si "contabile", temeiul legal este OMF.1850/2004, care nu numai ca nu interzice intocmirea acestora folosind tehnica de calcul ci instituie si conceptul "întocmire, editare şi arhivare electronica a registrelor, jurnalelor şi altor documente financiar-contabile" lit.H, pct. 46-49

Corect, desi acolo se spune si ca aceasta arhivare se face in anumite conditii si ca trebuie sa ai un certificat digital cu care sa semnezi acele documente.
Legat de raportul de gestiune, as dori sa fac o precizare. Asa cum a scris apetrem, anterior OMFP 1850/2004 este "biblia" documentelor comune pe economie.
Legat de modul de evaluare global valorica a bunurilor lit.D pct.23 se spune:

Metoda global-valorica se aplica pentru evidenta marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere cu amanuntul (magazine, restaurante, bufete etc), folosindu-se formularul comun "Fisa de cont pentru operatiuni diverse" (cod 14-6-22) si raportul de gestiune, dupa caz.
Potrivit acestei metode, contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor se tine global-valoric, at?t la gestiune, cat si in contabilitate, iar controlul concordantei inregistrarilor din evidenta gestiunii si din contabilitate se efectueaza numai valoric la perioade stabilite de unitate.
Raportul de gestiune se completeaza pe baza documentelor de intrare si de iesire a marfurilor si ambalajelor si de depunere a numerarului din vinzare, iar in fisele valorice (tinute pe gestiuni in cadrul conturilor de marfuri si ambalaje din contabilitate), inregistrarile se fac pe baza acelorasi documente.
Soldurile valorice ale marfurilor si ambalajelor aflate in gestiune se verifica pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate, sau cu ocazia inventarierii, dupa caz.

Problema cea mare este ca, acest raport de gestiune nu este descris nicaieri in tabelul formularelor tipizate. Nu are cod, nu are reguli de intocmire (in cite exemplare, unde se arhiveaza, etc.) ca si celelate documente.
Totodata legat de acest ordin, se poate face mentiunea ca el instituie modele de documente si reguli pentru intocmirea si circulatia acestora. El este permisiv intrucit acestea se pot intocmi in functie de specificul fiecarei societati in parte.
Legat de editarea documentelor cu ajutorul tehnicii de calcul, acestea sunt considerate a fi corecte daca ofera informatiile minime necesare.
Totusi sunt instituite niste reguli, destul de multe, pentru cei care concep programele informatice utilizate in domeniul economic. Apropo, una din reguli este ca pentru o perioada inchisa sa nu mai permita sub nici o forma adaugare/modificarea/stergerea de documente.
Ia uitati regulile:

G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate in activitatea financiara si contabila
40. Sistemul informatic de prelucrare automata a datelor la nivelul fiecarei unitati trebuie sa asigure prelucrarea datelor inregistrate in contabilitate in conformitate cu normele contabile aplicabile, controlul si pastrarea acestora pe suporturi tehnice.
La elaborarea si adaptarea programelor informatice vor fi avute in vedere urmatoarele:
a) cuprinderea in procedurile de prelucrare, a reglementarilor in vigoare si a posibilitatii de actualizare a acestor proceduri, in functie de modificarile intervenite in legislatie;
b) cunoasterea adecvata a functiilor sistemului de prelucrare automata a datelor, de catre personalul implicat si respectarea acestora;
c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea protectiei lor impotriva unor accese neautorizate, realizarea confidentialitatii datelor din sistemul informatic;
d) stabilirea tipului de suport pentru pastrarea datelor de intrare, intermediare sau de iesire;
e) solutionarea eventualelor erori care pot sa apara in functionarea sistemului informatic;
f) verificarea completa sau prin sondaj a modului de functionare a procedurilor de prelucrare prevazute de sistemul informatic;
g) verificarea totala sau prin sondaj a operatiunilor economico-financiare inregistrate in contabilitate, astfel incit acestea sa fie efectuate in concordanta stricta cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat.
41. Sistemele informatice de prelucrare automata a datelor in domeniul financiar-contabil trebuie sa raspunda la urmatoarele criterii considerate minimale:
a) sa asigure concordanta stricta a rezultatului prelucrarilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaza;
b) sa precizeze tipul de suport care asigura prelucrarea datelor in conditii de siguranta;
c) fiecare data inregistrata in contabilitate trebuie sa se regaseasca in continutul unui document, la care sa poata avea acces at?t beneficiarii, cat si organele de control;
d) sa asigure listele operatiunilor efectuate in contabilitate pe baza de documente justificative care sa fie numerotate in ordine cronologica, interzicandu-se inserari, intercalari, precum si orice eliminari sau adaugiri ulterioare;
e) sa asigure reluarea automata in calcul a soldurilor conturilor obtinute anterior;
f) sa asigure conservarea datelor pe o perioada de timp care sa respecte prevederile Legii contabilitatii nr. 82/1991, republicata;
g) sa precizeze procedurile si suportul magnetic extern de arhivare a produselor-program, a datelor introduse, a situatiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare in sistem a datelor arhivate;
h) sa nu permita inserari, modificari sau eliminari de date pentru o perioada inchisa;
i) sa asigure urmatoarele elemente constitutive ale inregistrarilor contabile:
- data efectuarii inregistrarii contabile a operatiunii,
- jurnalul de origine in care se regasesc inregistrarile contabile;
- numarul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent);
j) sa asigure confidentialitatea si protectia informatiilor si a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informatii, copii de siguranta pentru programe si informatii;
k) sa asigure listari clare, inteligibile si complete, care sa contina urmatoarele elemente de identificare, in antet sau pe fiecare pagina, dupa caz:
- tipul documentului sau al situatiei;
- denumirea unitatii;
- perioada la care se refera informatia,
- datarea listarilor;
- paginarea cronologica;
- precizarea programului informatic si a versiunii utilizate;
l) sa asigure listarea ansamblului de situatii financiare si documente de sinteza necesare conducerii operative a unitatii;
m) sa asigure respectarea continutului de informatii prevazut pentru formulare;
n) sa permita, in orice moment, reconstituirea continutului conturilor, listelor si informatiilor supuse verificarii; toate soldurile conturilor trebuie sa fie rezultatul unei liste de inregistrari si al unui sold anterior al acelui cont; fiecare inregistrare trebuie sa aiba la baza elemente de identificare a datelor supuse prelucrarii;
o) sa nu permita:
- deschiderea a doua conturi cu acelasi simbol;
- modificarea simbolului de cont in cazul in care au fost inregistrate date in acel cont;
- suprimarea unui cont in cursul exercitiului financiar curent sau aferent exercitiului financiar precedent, daca acesta contine inregistrari sau sold;
- editarea a doua sau a mai multor documente de acelasi tip, cu acelasi numar si continut diferit de informatii;
p) sa permita suprimarea unui cont care nu are inregistrari pe parcursul a cel putin doi ani (exercitii financiare), in mod automat sau manual;
r) sa prevada in documentatia produsului informatic modul de organizare si tipul sistemului de prelucrare:
- monopost sau multipost;
- monosocietate sau multisocietate;
- retea de calculatoare;
- portabilitatea fisierelor de date;
s) sa precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:
- preluari pe loturi cu control ulterior;
- preluari in timp real cu efectuarea controlului imediat;
- combinarea celor doua tipuri;
t) sa permita culegerea unui numar nelimitat de inregistrari pentru operatiunile contabile;
u) sa posede documentatia tehnica de utilizare a programelor informatice necesara exploatarii optime a acestora;
v) sa respecte reglementarile in vigoare cu privire la securitatea datelor si fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor.
42. Elaboratorii de programe informatice au obligatia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind intretinerea si adaptarea produselor livrate, precum si clauze privind eliminarea posibilitatilor de modificare a procedurilor de prelucrare automata a datelor de catre utilizatori.
Unitatile de informatica sau persoanele care efectueaza lucrari cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automata a datelor poarta raspunderea prelucrarii cu exactitate a informatiilor din documente, iar beneficiarii raspund pentru exactitatea si realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare.
43. Utilizatorul trebuie:
- sa se asigure de perenitatea documentatiei, a surselor in diferite versiuni ale produsului-program, in cazul disparitiei prestatorului de servicii sau a distribuitorului de produse-program;
- sa organizeze salvarea si arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare, astfel incit informatiile sa poata fi reprocesate ulterior prin acelasi lant informatic si in conditiile de exploatare reconstituite;
- sa detina la sediul sau, pe perioada neprescrisa, manualul de utilizare complet si actualizat al fiecarui produs-program utilizat.
44. Pe perioada neprescrisa se va organiza o gestiune a versiunilor, modificarilor, corecturilor si schimbarilor de sistem informatic, produse-progam si sistem de calcul.
Daca unitatea, in cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie sa se efectueze o reconciliere intre datele arhivate si versiunile noi ale produselor-progam si ale echipamentelor de calcul.
Arhivele pe suport magnetic trebuie "improspatate" periodic pentru a le asigura lizibilitatea, respectiv accesibilitatea.
45. Responsabilitatile ce revin personalului unitatii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automata a datelor se stabilesc prin regulamente interne.

H. Conditiile in care se pot intocmi, edita si arhiva electronic registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile
46. Din punct de vedere al bazei de date sa existe posibilitatea reconstituirii in orice moment a continutului registrelor, jurnalelor si altor documente financiar-contabile.
47. Registrele, jurnalele si alte documente financiar-contabile, care se arhiveaza pe suport WORM (Write Once Read Many), sa fie semnate de persoana care le intocmeste, in conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semnatura electronica.
48. Sa existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinzind masurile tehnice si organizatorice care sa asigure urmatoarele cerinte minimale:
a) confidentialitatea si integritatea comunicatiilor;
b) confidentialitatea si nonrepudierea tranzactiilor;
c) confidentialitatea si integritatea datelor;
d) impiedicarea, detectarea si monitorizarea accesului neautorizat in sistem;
e) restaurarea informatiilor gestionate de sistem in cazul unor calamitati naturale, evenimente imprevizibile, prin:
- arhivarea datelor utilizind tehnologia WORM (Write Once Read Many), care sa permita inscriptionarea o singura data si accesarea ori de cite ori este nevoie a informatiilor stocate;
- inregistrarea datelor din documentele financiar-contabile in timp real, in alt sistem de calcul, cu aceleasi caracteristici, care sa fie amplasat intr-o alta locatie,
49. Sa se asigure listarea tuturor registrelor, jurnalelor si formularelor la cererea organelor de control.

[Doriana]

waw !!!
oricum baietii de la garda nu au citi atat,..... iar la detalii tehnice informatice ale softurilor de conta......mai bine ma abtin..
deci in concluzie nu e nici o lege care sa interzica listarea computerizata a registrului de casa si raportului de gestiune, atata timp cat este posibilitatea vizualizarii duplicatului electronic...
poate nu m-am exprimat boine, de fapt lege care sa specifice obligativitatea efectuarii registrului de casa manual daca exista posibilitatea listarii lui electronice in acelasi format...
corect???

[eneai123]

Daca tot e vorba de registrele obligatorii, cum sunt incepator in ale contabilitatii, va rog puteti sa-mi spuneti si mie care sunt registrele obligatorii, care pot fi listate, asa cum s-a discutat mai sus si care este obligatoriu sa fie tinute de mana. Mentionez ca obiectul de activiate al societatii este vanzarea en detail si evidenta marfii este global valorica. Eu cred ca acestea ar fi registrele minime necesare:
Registrul de casa - tinut de mana pt cei care nu introduc zilnic date in program
Registrul de gestiune - listat asa cum s-a prevazut mai sus
Registrul de evidenta fiscala - registru obligatoriu de cumparat de la MF
Registrul de evidenta al salariatilor - vizat la ITM, deci se tine evidenta manuala
Notele contabile listate sub forma Registrului jurnal, iar in "Registrul jurnal" (ca document) sa fie trecute doar rulajele lunare si total cumulat
NIR -urile trebuie cumva snuruite ca intr-un registru?
Registru inventar - manual
In plus, la inventariere care sunt documentele care trebuie sa existe? E corect: decizie numire comisie de inventariere, lista de inventar, declaratia gestionarului, proces verbal de inventariere.
Cartea mare sah - trebuie listata lunar sau e suficient ca o avem in program?
In plus am auzit ca daca tinem evidenta contabila cu un program informatic a nevoie cumva de o adresa pt aprobare la MF?
Cam multe probleme ridicate, dar va rog daca puteti sa-mi raspundeti la aceste nelamuriri.

[tomac]

Registre obligatorii sunt:
1.contabile
- registru jurnal - nu este obligatoriu să fie scris de mână.poate fi editat cu ajutorul tehnicii de calcul (din Saga îl listezi direct)
- carte mare
- registru inventar
Citeşte răspunsul lui apetrem de aici: http://www.sagasoft.ro/forum/viewtopic. ... ght=jurnal
Aceleaşi reguli se aplică şi la cartea mare. Singurul registru pe care Saga nu-l poate edita este registrul-jurnal.
Toate aceste registre sunt obligatoriu a fi listate/completate lunar, anual, sau, mă rog, la termenele prevăzute pentru completarea lor, după caz.
2.registre fiscale - jurnalele de TVA - se pot edita pe calculator, registru de evidenţă fiscală - manual, se poate edita cu ajutorul tehnicii de calcul, dar numai cu aprobare de la MF
3. Registrul de casă e document tipizat comun pe economie, la fel şi NIR. Se pot edita cu ajutorul tehnicii de calcul.
La inventariere, e corect ceea ce ai scris. Mai trebuie numai procesul verbal de valorificare a inventarului, cel prin care se face comparaţia între soldul scriptic şi soldul faptic.
De la MF e nevoie de aprobare pentru listarea pe hârtie goală a formularelor cu regim special (spre exemplu facturile de la Connex sau Orange), nu pentru utilizarea unui program informatic. Programe informatice care au nevoie de avizul MF sunt cele care controlează aparatele de marcat fiscale (vezi imprimantele fiscale).
[/url]

[apetrem]

Doua mentiuni pentru Cartea mare:
- Registrul Cartea mare poate fi înlocuit cu Fişa de cont pentru operaţiuni diverse.
- Editarea Cărţii mari se va efectua numai la cererea organelor de control sau în funcţie de necesităţile proprii.

Omf.1850/2004, pct.11.

[apetrem]

Registrul de evidenta al salariatilor - vizat la ITM, deci se tine evidenta manuala

Din 1 sept.2006 este in forma electronica. H.161/2006.

[tomac]

Corect, apetrem. Cu toate acestea 99,9% din cei care vin în verificare se cramponează de Legea contabilităţii în care Cartea mare este dat ca document obligatoriu şi solicită să fie listat lunar.

[eneai123]

Multumesc mult pt ajutorul acordat si pt rapiditate. Este adevarat ca uitasem sa enumar Registrele jurnal de TVA.

[floreaf]

Registrul inventar.reg.de ev.fiscala ,balante,bilanturireg.jurnal se tin la sediul social sau la punctul de lucru?

[tomac]

La sediul social.